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Qué es y que no es una reunión de trabajo.


La reunión de trabajo se define como el encuentro entre personas que conforman un grupo de trabajo que, a través de discusiones e intercambio de información u opiniones en un breve período de tiempo establecido, pretende alcanzar de forma efectiva resoluciones de problemas, decisiones estratégicas, nuevas ideas o desarrollo de proyectos, entre otros asuntos, consensuando todos los puntos planificados y acordando los siguientes pasos.  

Ahora veamos otra definición con la que posiblemente nos sintamos más identificados: 
Encuentro entre un grupo de personas que no saben muy bien cuál es el objetivo que las ha llevado a una incansable discusión en la que no se resuelve nada, que se habla de todo sin orden ni consenso y de la que todas las partes salen de dicha conversación sin saber muy bien que es lo que ha sucedido o cual es el siguiente paso.  

Lamentablemente, son demasiadas las veces en las que nos encontramos que hemos vuelto a cruzar la fina línea que delimita una reunión de trabajo con el sentarse en una sala a perder el tiempo.  

Las reuniones en sí no son lo que nos hacen perder el tiempo, sino las personas que participan en ellas o incluso quienes las convocan. Todo encuentro de trabajo en grupo deberá tener como elementos diferenciadores unos “objetivos claros”, “tiempo determinado y coherente”, “asistentes necesarios y relevantes.”. Estos tres factores determinarán que una reunión sea realmente productiva y eficaz.  

Teniendo en cuenta que una reunión puede obedecer a diferentes objetivos los podemos agrupar en diferentes grupos 


“No son las reuniones lo que te harán perder el tiempo, sino las personas que participan en ellas o incluso quienes las convocan. 

Para que una reunión sea realmente efectiva debe estar bien planificada y tener una estructura que dé sentido a su convocatoria. 
Aquí Iniciaremos el proceso previo a la celebración de la reunión. Este proceso debe contemplar los siguientes puntos.  
  • Objetivo: debe tener un objetivo claro. Se evaluará la necesidad real de convocar una reunión asegurando si es el mejor recurso o puede ser sustituida por un e-mail, un manual u otro medio.  
  • Coste: toda reunión tiene un coste económico para la organización, que en muchas ocasiones nadie se molesta en calcular. ¿Cómo hacerlo? Multiplicando el número de horas que se emplearan, por el salario mensual promedio de los asistentes y por el número de asistentes. Al hacer este cálculo nos asombraríamos del elevado precio que pagamos por una reunión mal organizada o sin un objetivo.  
Como anécdota, personalmente la reunión más cara a la que he asistido ascendió a 18.000€ por 5 horas de reunión, sin contar el tiempo empleado en la preparación de la reunión y los desplazamientos.   

Si nos hemos dado bueno motivos (objetivos y coste) para justificar la reunión que pretendemos convocar, descartando otras opciones, el proceso previo que seguiríamos sería el siguiente.  
  • Determinar los asistentes, roles y aportaciones de cada uno: evalúa de forma detallada quienes son los más indicados para cada reunión, garantizando que todos los puntos a tratar sean representados por las personas indicadas de cada departamento. Dejando a un lado roles jerárquicos, deberá prevalecer el criterio de aportación de valor a los temas que se pretenden tratar. 
  • Establecer un horario pautado: la reunión deberá estar pautada por un horario de inicio y uno de fin. Estableciéndose los turnos que tendrá cada asistente y el tiempo con el que contará cada uno de ellos. 

La puntualidad tanto de inicio como de finalización deberá ser de obligado por cumplimiento por parte de todos los asistentes, puesto que se interpreta como una falta de respeto hacia el resto de los participantes que este factor no sea respetado.  

  • Convocar e informar a los asistentes de los puntos a tratar y la aportación que se espera de cada uno de ellos. Es clave que todos los asistentes, tanto organizador como convocados, acudan al encuentro con los deberes hechos. Hay que intentar prever cubrir toda las necesidades documentales e informativas para el correcto desarrollo de la reunión. 
  • Conclusiones, resumen y siguientes pasos: el organizador será el responsable de moderar que se cumplen los turnos, se sigue el orden establecido y recopilar las conclusiones, siguientes pasos y acciones a ejecutar, elaborando para tal fin un documento de resumen que será enviado a todos los participantes.   

Concluiremos este artículo con un bloque al que podríamos llamarlo “misceláneas de las reuniones”, que engloba tips que debemos tener en cuenta como:  

  • No superar los 45 minutos de reunión, la atención de los asistentes dejará de ser sostenida, entrando en una fase de fatiga, dejando de prestar atención y no será eficaz. En el supuesto de que debido al contenido y los puntos a tratar exija que deba ser de una duración superior, el organizador deberá tener esto en cuenta y garantizar que tras cada 45 minutos la reunión dispondrá de un cambio de ritmo que propicie la conexión de los asistentes.  
  • Moderador, una reunión, una única conversación. Todos habremos vivido cómo en el transcurso de una reunión, dependiendo del número de asistentes, se crean debates paralelos que alejan a los asistentes del foco. El moderador deberá garantizar que toda la atención se centra en los puntos destinados a tratar en esa reunión y garantizará que se respetan los turnos y temas acordados para cada bloque y en el orden establecido.  
  • Coordinador/Organizador: El rol del coordinador/ organizador de la reunión debería ser clave en toda organización de la reunión. Su función, básicamente, será garantizar que todos los participantes sean conocedores de dónde se realizará la reunión, quienes están convocados y asegurar que cada uno de ellos es conocedor de cuál es su aportación o qué se espera de su presencia. Que la sala esté preparada con todos los elementos necesarios, y que las conexiones funcionen correctamente en el supuesto de que haya asistentes que tengan previsto asistir en modo remoto.  

Este rol también debería asumir la transcripción de los contenidos tratados que posteriormente enviará a todos los asistentes, en los que se informará de las conclusiones, nuevas acciones, tareas y compromisos con los timmings asumidos por los asistentes. 

"Lo que NO es una reunión." No es un encuentro entre colegas para comentar el fin de semana ni las vacaciones. Si tenemos acordada una reunión periódica pero no tenemos contenido para que se realice, lo mejor es posponerla o cancelarla.  

El “síndrome de la reunionitis” que ha secuestrado actualmente nuestras agendas es un mal endémico en la mayoría de las organizaciones. Sin duda, todos somos conocedores de esto. Son muchos los artículos, bibliografías y comentarios en general advirtiendo del coste de este mal hábito corporativo, pero seguimos permitiendo que nuestra productividad sea mermada por dedicar e invertir tiempo y recursos en “reuniones”.  

Sólo espero que, más pronto que tarde, realmente empecemos a ser conscientes de lo valioso que es el tiempo y los recursos productivos que destinamos. Empecemos a planificar con coherencia y sentido común nuestro tiempo y nuestras reuniones.  

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